A gente organiza o atendimento da sua clínica para que todo paciente seja respondido, confirmado e chamado de volta. Só depois vem o anúncio.
O paciente chama e ninguém responde a tempo. O orçamento é enviado e ninguém acompanha.
A consulta é marcada e o paciente falta. O paciente vem uma vez e nunca mais é chamado.
A maioria das agências só manda mais gente para esse mesmo WhatsApp e, quando não dá certo, a culpa cai no anúncio.
A gente faz o contrário. Primeiro organiza o atendimento da clínica, depois liga o anúncio. E acompanha o paciente do primeiro oi até o retorno.
| Situação | Hoje | Com a gente |
|---|---|---|
| Mensagem no sábado às 22h | Respondida na segunda, quando o paciente já marcou em outro lugar. | Respondida em minutos, já com horário oferecido. |
| Orçamento enviado | Fica esperando o paciente lembrar de voltar. | O paciente é procurado nos dias combinados, até decidir. |
| Consulta marcada | O paciente esquece e o horário fica vazio. | Confirmação antes e lembrete no dia. Se não puder ir, remarca na hora. |
| Depois da consulta | Ninguém chama de volta. | Mensagem de cuidado, retorno marcado e paciente chamado na data certa. |
A gente chama isso de Protocolo Agenda Previsível: cinco fases, sempre nesta ordem. As três primeiras fazem a clínica atender bem quem já procura.
A gente entende como a sua clínica atende hoje, do primeiro contato até o retorno do paciente.
A gente define para quem a clínica fala e o que ela oferece, com as palavras que o seu paciente entende.
Algumas das páginas que a gente já criou para clínicas.
Um assistente virtual responde na hora, 24 horas por dia. A sua equipe cuida do que precisa de gente. E você vê num painel onde está cada paciente.
Em minutos
O paciente recebe resposta em minutos, a qualquer hora. O assistente tira as dúvidas do dia a dia (valor, convênio, endereço, horário) e já marca na agenda da clínica. Caso delicado vai para a sua equipe, com o resumo da conversa.
Boa noite, vocês atendem convênio?
Boa noite! Aqui é a assistente da clínica. Atendemos particular, com nota para reembolso do seu plano. Pode me dizer seu nome? Já vejo um horário para você.
Paula. Pode ser quinta de manhã?
Pode sim, Paula. Quinta às 9h com a doutora. Reservei e te mando a confirmação na véspera.
Nos dias seguintes
Quem perguntou e não marcou recebe uma nova mensagem nos dias combinados, até marcar ou dizer que não quer. O mesmo vale para orçamento enviado e não fechado. Quando a conversa chega em valor ou parcelamento, a secretária assume.
Oi, Carla! Ficou alguma dúvida sobre o orçamento do tratamento? Se ajudar, a doutora explica as etapas numa conversa rápida.
Fiquei sim, sobre o parcelamento.
Conversa passada para a secretária, com o resumo
Antes da consulta
Toda consulta é confirmada antes. Se o paciente não puder ir, remarca na hora e o horário fica livre para outra pessoa.
Oi, Rafael! Confirmando sua consulta amanhã, terça, às 14h. Posso confirmar?
Não vou conseguir, surgiu um compromisso.
Sem problema. Tenho quinta às 10h ou sexta às 16h. Qual prefere?
Horário de terça liberado para outro paciente
No dia
No dia da consulta, o paciente recebe horário, endereço, como chegar e o que levar, sempre com o texto que a clínica aprovou.
Bom dia, Rafael! Sua consulta é hoje às 14h, na Rua das Acácias, 120. Traga seus exames anteriores e chegue 10 minutos antes. O estacionamento fica no subsolo.
Combinado, obrigado!
1 a 2 dias depois
Uma mensagem de cuidado, o agendamento do retorno quando houver e o convite para avaliar a clínica no Google. Se o paciente contar algum sintoma, a mensagem vai direto para a equipe.
Oi, Rafael! Como você está depois da consulta? Se puder, conta para a gente como foi numa avaliação no Google.
Estou bem, mas a pomada está ardendo um pouco.
Obrigada por avisar. Já passei para a equipe da doutora, que fala com você ainda hoje.
Na data certa
Retornos e revisões ficam marcados no sistema, e o paciente é chamado na hora certa, sem depender da memória de ninguém.
Oi, Rafael! Faz seis meses da sua consulta e a doutora pediu a revisão nesse período. Quer que eu reserve um horário na semana que vem?
Quero sim. Pode ser de manhã?
Mensagens de exemplo. Na clínica, todo texto que o assistente usa é aprovado por vocês.
Nenhum tratamento aumenta a dose antes de garantir que o organismo absorve.
Anunciar numa clínica que demora horas para responder é pagar para perder paciente mais rápido.
Por isso a gente organiza o atendimento antes de trazer mais gente.
Com o atendimento funcionando, cada paciente novo tem para onde ir. São as duas últimas fases do protocolo.
A gente liga os anúncios no Instagram, no Facebook e no Google, falando com o paciente certo.
Na maioria das vezes o anúncio funciona. O paciente é que se perde no atendimento. Por isso ele vem depois.
Todo mês a gente mostra o que está funcionando e ajusta o que precisa.
Quase não chega contato novo. Nesse caso o primeiro passo é outro, e a gente te diz qual na conversa.
Faça a conta com os números da sua clínica. Os valores que já estão aqui são só um exemplo.
Perda estimada por mês
R$ 17.600 por mês
Não entra aqui quem deveria voltar e não voltou. Essa parte a gente calcula junto com você.
Agendar conversaA sua conta vai junto com as respostas.
Como a conta é feita: contatos × quantos ficam sem resposta × quantos marcariam × valor da consulta, mais faltas por semana × 4 × valor da consulta.
O assistente se apresenta como assistente da clínica, responde as dúvidas do dia a dia com textos aprovados por vocês e marca na agenda real. Caso delicado, negociação ou paciente irritado vão direto para a equipe, com o resumo da conversa.
Não. Ela para de correr atrás de mensagem e passa a fechar e acolher. Recebe roteiros para as conversas mais difíceis, como preço e orçamento, e treinamento com acompanhamento nas primeiras semanas.
Nunca. Ele só repassa orientações que a clínica aprovou, como preparo e o que levar. Qualquer sintoma vai direto para a equipe.
Na maioria das vezes o anúncio funcionou e o paciente se perdeu no atendimento. Aqui o anúncio só entra quando a clínica já responde em minutos, confirma as consultas e acompanha quem não marcou.
Nenhum número fixo, porque isso depende do mercado, da oferta, do preço e da equipe. O que a gente garante é o atendimento: todo contato respondido, toda consulta confirmada, todo paciente procurado depois e a origem de cada consulta no relatório.
Não em uma semana. Primeiro vem o diagnóstico, depois a oferta e o atendimento. O anúncio entra quando tudo isso já está funcionando, e o prazo de cada fase é combinado antes de começar.
Sim. O convite é para avaliar a clínica no Google depois da consulta. Nada vira depoimento em anúncio, seguindo as regras do conselho.
Acesso ao WhatsApp da clínica, à agenda e às contas de anúncio, se houver, e uma hora com a secretária no começo.
Responda cinco perguntas rápidas sobre a sua clínica. Leva menos de dois minutos.
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